Фомирование первчиных документов

Информационная система позволяет хранить и создавать различные первичные документы. Система позволяет делать это различными способами, в зависимости от конкретных потребностей заказчика.

Note

Документы доступные для формирования и печати настраиваются индивидуально для каждой инсталляции системы, в процессе внедрения, и могут быть дополнены в ходе сопровождения информационной системы.

Прикрепленные файлы

Информационная система позволяет хранить произвольные файлы связанные с определенным абонентом. Опционально часть файлов может быть доступна для скачивания сами абонентом из личного кабинета.
Для настройки для этого компонента информационной системы, в системных параметрах нужно указать где хранить документы: в отдельном каталоге или с SQL базе. По умолчанию используется каталог /opt/billing/attached_files, в большинстве случаев это оптимальный вариант, но нужно позаботится о резевном копировании содержимого этого каталога
Прикрепленные файлы управляются на странице “Прикрепленные файлы” в меню абонента
_images/user_attached_files_1.png
На этой странице можно просмотреть список файлов, загрузить или удалить определенные файлы, добавить новый файл.
К файлам можно писать произвольные комментарии, а так же, если соответствующая функциональность включена в настройках системы, то возможно проставлять статус доставки твердой копии документа (файла) абоненту (можно использовать для контроля доставки оригиналов счетов, актов, счетов-фактур и других любых документов).
Так же (в случае активации этой функции) возможно делать определенные документы доступными для скачивания абонентом из личного кабинета.

Общие прикрепленные файлы.

Общие прикрепленные файлы - файлы доступные абонетам из личного кабинета, общие для всех абонентов. Этими файлам можно управлять на странице “Настройка” - “Общие прикрепленные файлы”
_images/global_attached_files.png
Эту функциональность системы можно использовать для публикации типового договора, приложений, регламента и других документов, так чтобы они были доступны абонентам из личного кабинета.

Простые документы.

Оператору связи может потребоваться создавать однотипные документы, хранить которые в базе данных информационной системы нет смысла, например регистрационную карточку абонента, заявление на смену тарифа и т.п. Для этого в информационную систему может быть добавлен компонент “простые документы”. Этот компонент создает в меню управления абонентом страницу “Документы” и на этой странице будет список ссылок, нажав на которую, система сформирует типовой документ, заполненный полями из свойств абонента и его услуг.
Основное отличие простых документов от прикрепленных файлов: сформированные документы не сохраняются в виде отдельных файлов или в базе данных (только протоколируется факт формирования документа), а также такие документы не доступны для абонента в личном кабинет. Плюс этого компонента информационной системы - наиболее простой интерфейс и минимальное количество операций необходимое для получения готового документа.
Простые документы могут быть в формате HTML или PDF. Список документов определаяется в описании класса абонента, поэтому для юр. лиц и физ. лиц могут быть доступны разные документы (даже называющиеся одинаково). Рекомендуемым форматом является PDF. Шаблон документа может быть жестко прописан, в описании документа и тогда он редактируется как исполняемый python файл в каталоге local/templates/ и использовать все возможности библиотеки reportlab, либо может быть указан как web-редактируемый PDF шаблон, в этом случае редактирование документа доступно на странице “Настройка” - “PDF шаблоны”.

WEB-редактируемые PDF шаблоны

Шаблоны некоторых документов доступны на странице “Настройка” - “PDF шаблоны”. Выбрав документ откроется страница настройки шаблона
_images/setup_pdf_template.png
PDF Документ состоит из набора блоков. Каждый блок может быть:
  • заголовком
  • параграфом
  • пропуском
  • простой таблицей
  • картинкой
Так же для каждого документа могут быть определены специфичные типы блоков, например для счетов это “таблица с реквизитами”, “таблица платежей” и т.п.

Через web-можно добавять новые блоки, редактировать свойства блока, менять порядок следования блока (drag-n-drop)

Для заголовков и параграфов возможно использовать автонумерацию, это удобно при формировании шаблона договора или приложений к нему.

В содержимое блока можно подставлять переменные из свойств абонента, для этого используется конструкция `` %(parameter_name)s `` ,
которая при формировании конечного документа будет заменена на нужное значение.
_images/setup_pdf_template_header.png

Квитанция на оплату.

Информационная система позволяет формировать квитанцию на оплату через банк. Этот документ может сформировать сам абонент в своем личном кабинете. Для этого он сначала указывает сумму платежа, и получает полностью заполенную квитанцию, с указанием раквизитов оператора связи и необходимых реквизитов абонента.
Квитанция может быть доступнна как в личном кабинете, так и на странице “Документы” в меню абонента.

Cчета и акты

Информационная система позволяет формировать первичные документы на основнаии совершенных в системе списаний с лицевого счета абонента. Такие документы можно делать на странице “Бух. документы” в меню абонента. Типы документов зависят от настроек системы, и при этом для разных классов абонентов можно формировать различные документы.
_images/user_bill1.png
На этой странице можно просмотреть существующие счета, при этом доступны различные критерии фильтрации списка счетов. Выполнить определенные действия над счетом, а так же создать новый документ.
В информационной системе каждое списание с лицевого счета может быть связано только с одном активным или оплаченным счетом, тоесть в системе невозможно сформировать два рабочих счета связанных с одним и тем же платежем, однако возможно сформировать счет связанный с платежом, удалить счет, и сформировать новый счет связанный с этим же платежом.
При создании счета выбираются списания с лицевого счета абонента (из списка допустимых для формирования счета), которые будут включены в формируемый документ, при необходимости можно подкорректировать текстовое поле платежа используемое в счете. Так можно сформировать счет за все списания определенного расчетого периода, а так же произвольный “авансовый” счет, который не будет связан с конкретными списаниями с лицевого счета абонента.

Note

Если сделать “авансовый” счет, то он не будет связан со списаниями со счета, поэтому в дальнейшем возможно система повторно выставит счет, за эти же услуги (например сделать счет за будущие 3 месяца), так же возможны нестыковки с актами формируемым системой. Акты делаются только по списаниям проведенными на лицевом счету абонента.

Cчет формируется в соответсвии с шаблоном документа, который может быть настроен под нужды заказчика в ходе инсталяции или сопровождения информационной системы. Счет является web-редактируемым шаблоном, его вариант по умолчанию подходит для большиства инсталяций, возможно потребуется только добавления каких-нибудь текстов/пояснений для клиентов.
Номер счета формируется автоматически на основании правил указанных в настройках системы, для кажого типа документа нумерация осуществляется независимо, обнуление счетчика счетов может быть настроено раз в день, месяц, год или отключено. К номеру счета можно добавлять статический префикс и постфик (строки добавляемые в начало и конец номера счета). Настройки правил формирования номеров счетов указыватся путем установки констант в контексте класса абонента, в конфигурационном файле enviroment.py
Префискы и суфиксы позволяют вести независимую нумерацию для счетов созданных АСР и другими подразделениями компании. Рекомендуемым вариантом является использования префикса ‘Б/’ в номере счета.
Так же возможно наложения картинки с печатью и подписями на счет (в этом случае будет формироваться двух страничный документ, одна страница с печатью другая без)
На странице абонента показываются счета выписанные конкретному абоненту, а в корневом меню информационной системе на странице “Бух. документы”, можно осуществлять поиск среди всех счетов информационной системы.
В графе “действия”, таблицы со списком счетов, можно удалить счет, например если он был создан ошибочно (в этом случае списания с лицевого счета, связанные с документом, снова станут доступными для формирования нового счета), или отметить факт поступления денег оператору в рамках оплаты этого счета, в этом случае на лицевой счет абонента вносится указанная в счете сумма, и сам счет считается оплаченным. При закрытии счета откроется диалоговое окно, где можно указать дату оплаты, подкорректировать сумму, или закрыть счет не внося деньги на лицевой счет.
Если в настройках системы для счетов указан срок актуальности, то со временем счета, которые не были оплачены или удалены переходят в состояние “просрочен”. Для выполнения перехода в это состояние, нужно на серверах информационной системы настроить расписание автоматического запуска CLI команды bills_expire, например указав в системном crontab запуск команды ./cli bills_expire каждую ночь.
Для счетов, у которых состояние не “активен”, выполнение действий не предусмотренно, и по умолчанию в списке счетов они не отображаются.
По аналогии с формированием счетов на оплату, система может быть настроена на формирование других первичных документов, например актов. При формировании актов за расчетный период, документ формируется задним числом, тоесть акт за ноябрь будет датирован 30.11 даже если формировать его в середине декабря.
Бух. документы можно формировать полностью в автоматическом режиме. Для этого используется CLI команда create_bills
Аругментами команды нужно указать тип документа (payment_bill или payment_act), если документы формируются за прошедший расчетный период, то нужно передать ключ --period, чтобы отправлять документа сразу на email указанный в реквизитах абонента, то нужно передать ключ --sendmail

Note

Пример скрипта автоматического формирования счетов и актов: Акт делается за прошлый период, счет за все списания со счета, на которые не выписаны счета. Счета сразу отпраляются по email клиентам.

./cli create_bills --bill-type=payment_act --period
./cli create_bills --bill-type=payment_bill --sendmail

Эти команды можно запускать ночью первого числа, после того, как будут переоткрыты расчетные периоды абонентам (подразумевается что юр. лица работают, с привязкой к календарным месяцам). В результате для абонента будет сформирован АКТ за прошедший период, и счет в котором будет фигурировать превышение трафика за прошлый период и аб. плата за вновь открытий расчетный период. Если счета формируются тоже за прошедший период то в аргумент –period нужно указать и при формировании счетов тоже.

Печать документов

На странице “Бух. документы” в меню абонента можно скачать любой документ и распечатать его. Если нужно распечатать все счета и акты созданные системой, то это можно сделать на странице “Бух. документы” в главном меню системы, отфильтровав нужные документы (например все документы созданные сегодня), внизу страницы можно скачать PDF файл в котором будут склеены все документы.
Если на сервере где установленна информационная система настроить сервер CUPS на сетевой принтер, и активировать соответствующий модуль в настройках, то вместо скачивания PDF (как счетов и актов, так других документов) будет всплывать диалоговое окно с возможностью как скачать документ, так и распечатать его на принтере не скачивая его к себе на компьютер.

Экспорт счетов и актов

Система позоволяет экспортировать описание сформированных документов в XML формате, для загрузки в стороннее по (например 1С).
Экспорт делается на странице “Бух. документы” в главном меню, экспортироваться будут все выбранные документы. Дополнительно система ведет учет, по каким документам уже делалася экспорт, и можно экспортировать только “новые” документы.